Seiring dengan perkembangan teknologi dan digitalisasi dalam dunia pendidikan, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) telah menerapkan sistem E-Ijazah untuk menggantikan ijazah tulis tangan. Implementasi E-Ijazah bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko pemalsuan, serta mempermudah proses administrasi pendidikan.
Namun, sebelum E-Ijazah dapat diterbitkan, sekolah dan madrasah perlu melakukan serangkaian langkah verifikasi dan validasi data peserta didik tingkat akhir guna memastikan keakuratan informasi yang terdaftar dalam sistem.
Langkah-Langkah Verifikasi dan Validasi Data
Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh operator sekolah atau madrasah dalam proses verifikasi dan validasi data peserta didik untuk penerimaan E-Ijazah:
1. Verifikasi Data Satuan Pendidikan (Verval SP)
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan kesesuaian nama sekolah atau madrasah yang tercantum dalam sistem dengan data resmi yang telah terdaftar. Jika terdapat ketidaksesuaian, operator harus melakukan perbaikan melalui laman verval SP dengan login menggunakan akun yang sesuai.
2. Kesesuaian Jumlah Peserta Didik
Operator perlu mengecek apakah jumlah peserta didik tingkat akhir sudah sesuai dengan data sebelumnya (kelas 6 untuk MI, kelas 9 untuk MTs, dan kelas 12 untuk MA/SMA). Jika terdapat perbedaan data, maka perlu dilakukan pembaruan melalui sistem Emis (untuk madrasah) atau Dapodik (untuk sekolah umum).
3. Validitas Data Peserta Didik
Validitas data mencakup verifikasi beberapa elemen penting, seperti:
- Nama lengkap peserta didik
- Nomor Induk Kependudukan (NIK)
- Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
Jika terdapat ketidaksesuaian atau data yang belum valid, operator harus memperbaikinya melalui Verval PD atau Verval NISN. Semua data yang telah diperbarui harus disesuaikan agar tidak terjadi residu atau selisih jumlah data yang tidak valid.
4. Verifikasi Data Kepala Sekolah
Selain data peserta didik, informasi mengenai kepala sekolah juga harus dipastikan sesuai dengan yang tercantum dalam sistem. Jika terjadi perubahan kepala sekolah yang belum diperbarui, maka perlu dilakukan perbaikan melalui sistem Emis untuk madrasah atau Dapodik untuk sekolah umum.
5. Pengecekan Status Data di Referensi Data Kemendikbud
Operator sekolah/madrasah perlu melakukan pengecekan data melalui laman referensidata.kemdikbud.go.id dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Login menggunakan akun operator yang telah terdaftar
- Memilih jenjang pendidikan yang sesuai (MI, MTs, MA, atau jenjang lainnya)
- Memilih provinsi, kabupaten, dan kecamatan tempat sekolah/madrasah berada
- Memastikan bahwa semua data yang ditampilkan sudah sesuai
- Mengecek jumlah peserta didik yang valid dan memastikan residu data menjadi nol
6. Memastikan Data DNS dan DNT Sudah Sesuai
Setelah verifikasi awal selesai, operator harus memeriksa Daftar Nominasi Sementara (DNS) dan Daftar Nominasi Tetap (DNT). Data ini menjadi acuan utama dalam penerbitan E-Ijazah. Jika masih terdapat data yang belum sesuai, perlu dilakukan pembaruan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Baca juga: Cara Menambah dan Mengganti Tugas Utama di EMIS 4.0
Kesimpulan
Penerapan E-Ijazah merupakan langkah maju dalam sistem administrasi pendidikan di Indonesia. Agar proses ini berjalan lancar, operator sekolah dan madrasah memiliki peran penting dalam memastikan validitas dan keakuratan data peserta didik tingkat akhir. Dengan melakukan verifikasi melalui Verval SP, Verval PD, Emis, dan Dapodik, serta memastikan DNS dan DNT telah benar, maka penerbitan E-Ijazah dapat dilakukan dengan tepat dan akurat.
Dengan mengikuti prosedur verifikasi dan validasi ini, diharapkan tidak ada kendala dalam proses penerbitan E-Ijazah, sehingga peserta didik dapat memperoleh dokumen akademik mereka dengan aman dan sesuai standar yang telah ditetapkan.
